Las entidades del distrito son dinámicas, alinean y evalúan periódicamente su modelo operacional, los procesos y la planta de personal, de conformidad con las necesidades del servicio que prestan a la ciudadanía. Es así como la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá realizó un estudio técnico, mediante el cual se identificó la necesidad de rediseñar la estructura organizacional para fortalecer algunas dependencias.
Bajo esta premisa y con el concepto favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil, según el Decreto 140 de 2021, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá ahora cuenta con dos subdirecciones denominadas, Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito.
Esta última, antes denominada Subdirección Técnica, es la unidad que se encarga desde el ingreso de documentos hasta que son puestos al servicio de consulta de la ciudadanía bajo una lógica de línea de producción:
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- Área de Ingresos, encargada de recibir la documentación proveniente de transferencias y/o donaciones;
- Área de Conservación y Reprografía, encargada de las actividades de:
- Intervención a que hubiere lugar para la restauración de documentos
- Gestión de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos;
- Reproducción técnica de documentos;
- Área de Descripción y Catalogación, encargada de identificar los datos relevantes de la documentación que ingresa, para facilitar su posterior consulta y;
- Sala de Consulta, encargada de la puesta al servicio a la ciudadanía de la documentación que custodia el Archivo de Bogotá.
Por su parte, el carácter especializado de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito para identificar, conservar, preservar y gestionar los servicios de información del patrimonio documental del Distrito Capital, encaja con la Misión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá: permitir el acceso ciudadano a los bienes y servicios de la administración distrital y garantizar el pleno aprovechamiento de ellos en condiciones de equidad.
