Inscripción en el registro único tributario - RUT.

ARTÍCULO 1.6.1.2.1. Obligación de inscripción en el Registro Único Tributario RUT. Deberán cumplir con la obligación formal de inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT:

 1. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras por cada establecimiento permanente o sucursal que tengan en el territorio nacional; 

2. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluida la de declarar por las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional percibidas directamente y no atribuibles a algún establecimiento permanente o sucursal en el país, cuando ello proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 591 y 592 del Estatuto Tributario;

3. Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas-IVA, prevista en el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán inscribirse para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluidas las de recaudar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas -IVA, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 420 y parágrafo 2 del artículo 437 del Estatuto Tributario;

4. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN;

5. Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un Número de Identificación Tributaria - NIT individual;

6. Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;

7. Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión;

8. Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;

9. Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaría. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;

10. Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares;

11. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas - IVA;

12. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas - IVA, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales están obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;

13. Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo;

14. Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;

15. Los agentes retenedores;

16. Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;

17. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;

18. Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;

19. Los sujetos sobre los cuales la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN requiera la inscripción para efectos del control del cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales que administra;

20. Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado SIMPLE; o

21, Quienes estén obligados al cumplimiento con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.

PARÁGRAFO 1. Para efectos de las operaciones de importación, exportación, tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT en calidad de usuarios aduaneros:

Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

PARÁGRAFO 2. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, mediante resolución de carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 75 de la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 1 de la Resolución Externa número 6 de 2004 y el artículo 3 de la Resolución Externa número 4 de 2005 de la Junta Directiva del Banco de la República".

(Decreto 1625 de 2016, Modificado por el Art. 1 del Decreto 678 de 2022)

El interesado podrá inscribirse en el registro único tributario (RUT) en uno de los siguientes canales de atención: Virtual: Pueden autogestionar la Inscripción en el registro único tributario RUT: Las personas naturales mayores de 14 años que no adelanten actividades mercantiles y que en el desarrollo de sus profesiones liberales no cumplan requisitos para ser responsables de IVA, las personas naturales obligadas a cumplir obligaciones formales de terceros y las personas naturales que opten por acogerse al régimen SIMPLE de tributación que no realicen actividades mercantiles, previa verificación de la información que realizará el sistema. En estos servicios los clientes formalizan el trámite de forma directa, para lo cual deben tener presente:

• Que estarán obrando a nombre propio, es decir, sin la intervención de un apoderado
• Deben contar con fotografías nítidas separadas de cara frontal y cara reversa de tu documento de identificación (original) en formato JPG o PNG, con una resolución mínima de 0.3 Megapíxeles.
• Pueden acceder a este servicio de inscripción para persona natural aquí.

Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales. Personas naturales sin residencia en Colombia.

• Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses.
• Declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia de los documentos o actos que soporten la declaración, cuando a ello haya lugar.  

  ¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?　 

  Los sujetos que no deben cumplir obligaciones administradas por la DIAN.

  Para efectos de las operaciones de importación, exportación, tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

• Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

• Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

  ¿Cómo me inscribo en el RUT?

  El trámite de inscripción se podrá realizar de forma presencial en las instalaciones de la UAE-DIAN:  

• Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente; 

• A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

• También podrá formalizar la inscripción de forma electrónica a través de la página web de la DIAN:

• Las personas naturales identificadas con cédula de ciudadanía colombiana que no realicen actividades mercantiles, previa verificación de la información que realizará el sistema. Igualmente, se podrá realizar la inscripción en las Cámaras de Comercio o Ventanilla Única Empresarial -VUE y en otras entidades públicas o privadas facultadas para tal fin por la DIAN.

• Una vez la DIAN formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada por el peticionario el certificado del RUT.

  A continuación, se comparte el link donde encontrarán el paso a paso para la realización del trámite: https://www.dian.gov.co/impuestos/RUT/Paginas/Inscripcion-y-actualizacion-RUT.aspx 

  ¿Si me encuentro en el exterior cómo realizo el trámite de inscripción, actualización o cancelación del RUT? 

  Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán hacer su inscripción a través de la página web de la entidad, en el enlace de https://muisca.dian.gov.co/WebRutVirtualInscripcion/#/proceso-guiado/tipoPersona

  Cuando no puedan acceder a los canales autorizados por la DIAN, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través del servicio de "PQSR y Denuncias" de la página web de la DIAN, o por el medio que se establezca para tal fin, anexando copia de su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. En caso de que por política de migración el solicitante no cuente con esta constancia, deberá manifestarse por escrito la fecha de salida del país.

  Las personas naturales sin residencia, las sociedades o entidades extranjeras sin domicilio en Colombia, responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia, podrán igualmente enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través del servicio de "PQSR y Denuncias" de la página web de la DIAN, o por el medio que se establezca para tal fin, aportando los documentos exigidos en el numeral 11 del artículo 1.6.12.11. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.

  Se entenderá formalizado el trámite, una vez se cumpla el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información suministrada por el obligado ante la DIAN y se expida el respectivo certificado

ARTÍCULO 16.1.2.11. Documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT. Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1. Personas jurídicas y asimiladas:

1.1. Copia física o digital del documento vigente mediante el cual se acredite la existencia y representación legal. Para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, el documento deberá ser expedido por la autoridad competente, la que otorga la personería jurídica o donde se registró su constitución, y su fecha de expedición no podrá ser mayor a un (1) mes. Cuando el documento contenga expresamente una vigencia superior a la aquí indicada esta será válida, sin perjuicio de la presentación de un nuevo certificado en el caso que durante este periodo se presenten modificaciones.

Las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados y demás que no se encuentren obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio ni en el Ministerio del Interior, aportarán los siguientes documentos:

1.1.1. Fuente de creación: Constitución Política, ley, decreto, ordenanza, acuerdo u otra.

1.1.2. Acto administrativo de nombramiento del representante legal.

1.1.3. Acta de posesión del representante legal.

Cuando el certificado de existencia y/o representación legal pueda ser consultado a través de la página web de las entidades encargadas de expedirlo, los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, deberán dejar una anotación de lo anterior, sin que sea necesario la impresión para que haga parte de los trámites relacionados con el Registro Único Tributario -RUT. Esto, según lo establecido en el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012.

1.2. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

1.3. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el Representante Legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.

1.4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.

1.5. Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT se encuentre inmerso en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública definido en aplicación de la Ley 298 de 1996 y de acuerdo con el artículo 5 de la Resolución N°354 de 2007, modificado por el artículo 2 de la Resolución N°156 de 2018, expedidas por la Contaduría General de la Nación -CGN, éste deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación -CGN.

Este certificado deberá indicar como mínimo los datos de identificación de la entidad, del representante legal, ubicación de la entidad, clasificación y código institucional asignado.

Para el caso de las entidades públicas que reportan su información contable a través de una entidad agregadora (Ministerios, departamentos, distritos, municipios, etc.), estas deberán solicitar la certificación a la entidad que las agrega, teniendo en cuenta que, para efectos del reporte, el código institucional de la entidad agregada es el mismo de la entidad agregadora.

1.6. En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar certificación suscrita por el representante legal principal o suplente donde informe el domicilio principal de la organización con los datos de dirección, ciudad, departamento, país, correo electrónico, teléfonos, para incorporar la información de ubicación en el Registro Único Tributario -RUT.

2. Personas naturales:

Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

3. Sucesiones ilíquidas:

3.1. Copia física o digital del documento de identificación del causante o en su defecto certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.

3.2. Copia física o digital del registro de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

3.3. Documento que acredite representación legal

3.3.1. Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.

3.3.2 Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. En el mencionado documento se deberá manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.

De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento a través del cual manifieste que ostenta esta condición, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento.

Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por sus representantes o apoderados debidamente acreditados. En estos casos se deberá aportar copia física o digital del documento que acredita la representación o del poder.

3.4. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

4. Consorcios y uniones temporales

4.1. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

4.2. Copia física o digital del documento de constitución del consorcio o unión temporal, que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la unión temporal, nombres, apellidos o razón social e identificación de los miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, correos electrónicos, representante legal, objeto del consorcio o de la unión temporal y vigencia del mismo.

4.3. Copia física o digital del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o carta de aceptación de la oferta o del documento que haga sus veces.

5. Inversionistas extranjeros sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales.

5.1 Personas Naturales:

5,1.1. Copia física o digital del documento de identidad del inversionista extranjero.

5.1.2. Copia física o digital del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

5.1.3. Copia física o digital del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, el poderdante debe tener facultades para sustituir su poder y el sustituto debe presentar además del poder que lo faculta, copia física o digital del documento de identidad del apoderado y copia física o digital del documento de identidad del poderdante.

En caso de presentarse un poder general se debe presentar la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses.

5.2. Personas jurídicas:

5.2.1. Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

5.2.2. Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

5.2.3. Copia física o digital del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

6. Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.

6.1. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal del administrador de la inversión en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis

(6) meses.

6.2. Certificación expedida por el representante legal del administrador de la inversión en Colombia donde informe el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio, según sea el caso.

7. Inversionistas de capital del exterior de portafolio que inviertan a través de los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores de que trata el Título 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como aquellos acuerdos o convenios que se suscriban cuyo objeto sea lograr la interconexión de los depósitos centralizados de valores del extranjero o entidades homólogas bajo la calidad de depositantes directos en los depósitos centralizados de valores locales de conformidad con el parágrafo del artículo 12 de la Ley 964 de 2005.

7.1. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal del depósito centralizado de valores local; con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis

(6) meses.

7.2. Certificado de existencia y representación legal del depósito centralizado de valores local expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual podrá ser consultado virtualmente por los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adunas Nacionales - DIAN, tal y como lo indica el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012. En caso que no sea posible el acceso virtual a dicho certificado, deberá presentarse en copia física o digital.

7.3. Certificación expedida por el representante legal del depósito centralizado de valores local en el que conste la razón social del depósito centralizado de valores del extranjero, su identificación para efectos tributarios en el exterior, la fecha de celebración del acuerdo de interconexión entre depósitos centralizados, el objeto del acuerdo y el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente del país de origen de la entidad.

Los depósitos centralizados de valores, en virtud de los acuerdos de interconexión están en la obligación de suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN la información que esta requiera sobre los inversionistas de capital del exterior de portafolio para efectuar cruces de información.

En caso de que en la operación de inversión de capital del exterior de portafolio intervenga un custodio en los términos del Decreto 2555 de 2010, modificado por el Decreto 1243 de 2013, este estará obligado a efectuar la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT de los inversionistas de capital del exterior de portafolio en los términos del numeral 6 del presente artículo.

8. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales.

8.1. Personas naturales sin residencia en Colombia.

8.1.1. Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

8.1.2. Declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia física o digital de los documentos o actos que soporten la declaración, cuando a ello haya lugar.

8.2. Sociedades y entidades extranjeras.

8.2.1. Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

8.2.2. Copia física o digital del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas del establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.

8.2.3. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal o apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis

(6) meses.

8.2.4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia, se requiere presentar copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

9. Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.

9.1. Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

9.2. Documento o acto mediante el cual se informa el domicilio donde tendrá la sede efectiva de administración en el territorio nacional.

9.3. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis

(6) meses.

9.4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

10. Patrimonios autónomos:

10.1. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sociedad fiduciaria, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

10.2. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual podrá ser consultado virtualmente por los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adunas Nacionales - DIAN, tal y como lo indica el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012. En caso que no sea posible el acceso virtual a dicho certificado, deberá presentarse en copia física o digital.

10.3. Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria, que se entiende rendida bajo la gravedad del juramento, en la que conste:

10.3.1. Que el patrimonio autónomo desarrolla operaciones de comercio exterior.

10.3.2. Nombre o identificación del patrimonio autónomo.

10.3.3. Datos de ubicación de la sociedad fiduciaria que actúa como vocera o administradora del patrimonio autónomo.

10.3.4. Fecha de celebración del contrato de fiducia mercantil.

11. Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del impuesto sobre las ventas - IVA y/o con presencia económica significativa -PES en Colombia.

11.1. Personas naturales no residentes en Colombia.

Copia del documento de identidad de la persona natural solicitante.

11.2. Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:

11.2.1. Copia del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado(s) o legalizado(s), según sea el caso, ante autoridad competente.

Cuando estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en este país o el que haga sus veces, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico; el representante legal o apoderado deberá informarlo, para todos los efectos, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

11.2.2. Copia del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces.

(Numeral 11, Modificado por el Art. 4 del Decreto 2039 de 2023)

12. Sociedad de hecho

12.1. Copia física o digital del documento donde se acredite la existencia y representación legal de la Sociedad de hecho, que contenga nombres y apellidos e identificación de los socios, firmado por el representante legal o apoderado designado por los miembros de la misma.

12.2. Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

13. Sujetos sin domicilio o residencia en Colombia que deben cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.

13.1 Personas naturales

13.1.1. Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

13.1.2. Copia física o digital del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

13.1.3. Copia física o digital del documento de identidad del apoderado de la persona natural obligada a cumplir con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al establecido en el numeral 13.1.1., el poderdante debe tener facultades para sustituir su poder y el sustituto debe presentar además del poder que lo faculta, copia física o digital del documento de identidad del apoderado y copia física o digital del documento de identidad del poderdante.

13.2. Personas jurídicas o asimiladas

13.2.1. Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal o documento que haga sus veces, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

13.2.2. Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad o entidad extranjera en el exterior, en idioma español debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

13.2.3. Copia física o digital del documento de identidad del apoderado de la sociedad o entidad extranjera, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

PARÁGRAFO 1. Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN preste el servicio no presencial y/o a través de video atención, el requisito de exhibición de documentos originales debe entenderse surtido a partir de la presentación por medios digitales de la documentación solicitada por el respectivo funcionario.

PARÁGRAFO 2. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN utilizará la tecnología necesaria que permita garantizar la confiabilidad y seguridad en el trámite de inscripción, actualización, suspensión y cancelación en el Registro Único Tributario -RUT, así como los mecanismos que permitan la recepción y conservación de la información, en armonía con las políticas de cero (0) papel.

PARÁGRAFO 3. La formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT de las sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano que tengan previamente registrada una sucursal o una inversión extranjera directa en Colombia, se tendrá como una actualización en el Registro Único Tributario -RUT de la sucursal o entidad, según corresponda.

La formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT de las sociedades o entidades con presencia económica significativa -PES en Colombia que estén previamente registradas como prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas -IVA , se tendrá como una actualización del Registro Único Tributario -RUT del prestador de servicios desde el exterior, aportando los documentos establecidos en el numeral 11 del presente artículo; adicionalmente, el representante legal o apoderado deberá realizar la solicitud de actualización del registro, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.

(Inciso 2 del Parárafo 3, Adicionado por el Art. 5 del Decreto 2039 de 20239

PARÁGRAFO 4. Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la Entidad, se aceptará copia física o digital del mismo previa manifestación verbal o escrita del solicitante donde indique que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad.

PARÁGRAFO 5. En los casos en los que en el presente artículo se requiera presentar la copia del documento de identificación y/o la exhibición del original del mismo, este no será exigible cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN o entidad competente para adelantar el trámite relacionado con el Registro Único Tributario - RLIT cuente con mecanismos de autenticación biométrica con nuevas tecnologías.

Cuando se aporte o presente cédula de ciudadanía digital, no se exigirá copia física de dicho documento, en estos casos, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN verificará las características y procesos de validación definidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil y dejará constancia a través de impresión fotostática del mismo.

PARÁGRAFO 6. En todos los casos donde se solicita el certificado de existencia y representación legal de sujetos obligados a registrarse en Cámara de Comercio, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN verificará directamente la información a través del Registro Único Empresarial y Social - RUES. Esta consulta en la base de datos, servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta, en atención a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto ley 019 del 2012.

(Modificado por el Art. 8 del Decreto 678 de 2022)