• Radicar en la sede principal del IDPAC ubicada en Avenida calle 22 Nº 68C - 51 la solicitud escrita de apertura y registro de libros, firmada por el dignatario responsable del manejo de los libros, manifestando las causales de la apertura o reemplazo (Utilización Total, extravío o hurto, deterioro, retención, exceso de enmendaduras o inexactitudes) - Este documento debe contener la siguiente información:
  • Nombre completo del solicitante.
  • Número de identificación del solicitante.
  • Identificación de la organización comunal, incluyendo la localidad a la que pertenece, código y NIT (si lo tiene).
  • Datos de correspondencia, incluyendo el número de teléfono, ó número de celular, correo electrónico.
  • Indicar qué libro se debe registrar.
• Aportar Libro(s) nuevo(s) y foliado(s) para el registro.

Nota: las causales de apertura o reemplazo de libro son:

• Por utilización total: Se debe aportar el libro utilizado en su totalidad.
• Extravió o hurto: Se debe allegar soporte de denuncia sobre el hecho.
• Por deterioro: Se debe verificar que tal elemento de deterioro afecta la verificación de la información consignada en el libro.
• Por retención: Soporte de la decisión adoptada por la Comisión de Convivencia y Conciliación (CCC), donde se decide lo relacionado con la detención del libro.
• Por exceso de enmendaduras o inexactitudes: Se debe presentar el libro a reemplazar

Adicionalmente la organización comunal de primer y segundo grado debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Tener personería jurídica.
• Tener resolución de aprobación de estatutos.
• Tener auto de inscripción de dignatarios.