Servicio de consulta en sala de archivo de bienes de interés cultural para el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural
Última actualización: 26 Mayo 2023 - 9:49a.m.
Tiempo de respuesta: para la asignación de la cita 1 día hábil
Requisitos del Otro servicio
PROCEDIEMIENTO DE CONSULTAS DE INFORMACION ARCHIVO PREDIAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL. CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO PREDIAL
La consulta de los documentos en el archivo predial del IDPC requiere cita previa por parte de los funcionarios y de los Ciudadanos, deberá efectuarse cumpliendo las directrices que sean establecidas por la Subdirección de Gestión Corporativa.
El procedimiento a seguir es el siguiente:
Paso 1: Los funcionarios y ciudadanos interesados en solicitar documentos en préstamo deberán solicitarlos de la siguiente manera:
1.1. Los funcionarios deben diligenciar los datos requeridos en el formulario de solicitud de préstamo, el cual se encuentra en el drive del correo institucional.
1.2. Los ciudadanos deberán solicitar cita de consulta a la línea de atención 3550800 – Ext 5020, informando la dirección completa del inmueble a consultar, numero de cedula, teléfono fijo o celular y correo electrónico.
Paso 2: El funcionario de archivo predial deberá realizar la verificación de existencia del expediente del inmueble solicitado. Nota: En caso de no existir información del inmueble consultado, el funcionario de archivo predial deberá informar al funcionario o ciudadano de la no existencia de documentación. Por medio del correo institucional.
Paso 3: Verificada la solicito el funcionario de archivo predial deberá:
3.1. En el caso de los funcionarios, el funcionario de archivo predial deberá diligenciar los datos complementarios al registro de la solicitud en el documento drive habilitado para dicho fin.
3.2. En el caso de la ciudadana, el funcionario encargado deberá programar la cita de consulta en los días y horarios establecidos e informará al funcionario de archivo predial para el alistamiento del expediente a consultar.
Paso 4: Los desplazamientos necesarios para la consulta de los documentos estarán a cargo de la persona solicitante. Estas consultas se harán únicamente en la sede Centro de documentación del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.
Paso 5: El funcionario de archivo predial deberá diligenciar la solicitud de préstamo en la bitácora de control de préstamos; para que la persona solicitante firme la entrega del expediente a consultar.
Paso 6: Para la entrega de la documentación el funcionario de archivo predial deberá:
6.1. En el caso de los funcionarios, estos deberán dirigirse al archivo predial, un funcionario a la vez para la entrega de los expedientes solicitados. Nota: Los funcionarios del IDPC que no laboren en la sede Centro de documentación deberán dirigirse al archivo predial para consultar los expedientes en la sala de consulta destinada para dicho fin.
6.2. En el caso de los ciudadanos, el funcionario de archivo predial deberá llevar la documentación a la sala de consulta. Nota: El ciudadano deberá guardar todos los elementos personales (Maleta, celular, cascos, documentos, planos, entre otros), para que se le realice la entrega de la documentación.
Paso 7: Para legalizar la consulta el funcionario o ciudadano deberá únicamente firmar la bitácora de control de préstamos.
7.1.Se entregará al ciudadano la información solicitada de los archivos BIC sin costo en medio digital; por el medio que haya informado. Solo se entregarán copias físicas sin costo en los siguientes casos:
- Cuando el documento requerido no exceda los diez (10) folios de tamaño carta u oficio, éstos se entregarán inmediatamente y sin costo para el solicitante.
- Cuando el solicitante haga parte de un grupo de protección especial, como adultos mayores, población con discapacidad y/o víctimas del conflicto armado.
Paso 8: El funcionario o ciudadano es responsable de la documentación prestada por el Archivo Predial, especialmente en cuanto afecta al respeto del estado de organización de los documentos contenidos en el expediente o carpeta.
Paso 9: Para la devolución de los expedientes se deberá:
9.1. En el caso de los funcionarios los documentos prestados deberán ser devueltos dentro de la misma jornada laboral y sin ninguna modificación; es decir, mutilación, borrones, tachaduras, enmendaduras, falta o ingreso de folios, entre otros. Nota: En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante un periodo superior, el funcionario solicitará la prórroga por medio del correo institucional a la persona responsable del Archivo Predial.
9.2. En el caso de los ciudadanos el tiempo de consulta será de 1 hora y se deberá entregar la documentación sin ninguna modificación; es decir, mutilación, borrones, tachaduras, enmendaduras, falta o ingreso de folios, entre otros. Nota: El funcionario de archivo pasada la hora de consulta deberá dirigirse a la sala de consulta y solicitar los expedientes.
Paso 10: El funcionario de archivo predial entregado el expediente deberá verificar que viene en el mismo estado de conservación de cuando se prestó, de no ser así, se harán las observaciones respectivas para deducir responsabilidades. Nota: Sin excepción alguna todo documento de consulta o préstamo se registrará en la bitácora de control de préstamos; donde los funcionarios firmarán ambos movimientos entrega y devolución.
Paso 11: El funcionario de archivo predial deberá ubicar el expediente en la unidad de conservación destinada para dicho fin.
El procedimiento de consultas de información del archivo predial del IDPC se realiza en la Sede Centro de Documentación - Palomar del Príncipe de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
La oficina de Correspondencia ubicada en la NUEVA sede del IDPC Casa Pardo -Calle 12B No 2-91, atenderá en el horario habitual de lunes a viernes de 8am a 5pm. De igual manera, cualquier radicación puede ser remitida a través del correo electrónico: correspondencia@idpc.gov.co
Las citas para Asesoría Técnica Personalizada se continuarán realizando de forma virtual los días martes. Para agendamiento de cita, puede comunicarse a la línea telefónica 3550800 ext.5020, al celular 3158695159, o al correo atencionciudadania@idpc.gov.co. Así mismo, cualquier inquietud, puede ser remitida a estos canales de atención.
Tiempo de duración del trámite
Funcionarios:
- Horario de consulta de información: 8 am a 5 pm
- Tiempo de préstamo: 5 días
Ciudadano:
- Horario de consulta de información: 8am a 5pm
- Programación de cita: 1 día
- Tiempo de préstamo: 1/2 día
Canal telefónico
- Línea de atención: 601 3550800 ext 5022
- Línea de atención (celular): 3158695159
- Línea gratuita: 195
Canal virtual
Correos electrónicos:
- atencionciudadania@idpc.gov.co
- correspondencia@idpc.gov.co
Puntos de atención
Tenga en cuenta
En el momento en el que el Instituto haga entrega de la documentación para consulta, se le informará sobre el cuidado y correcta manipulación de la documentación durante la consulta y se le solicitará tener en cuenta las siguientes observaciones:
- No usar celular
- No sacar fotografías
- No sustraer material planimétrico documental o en medio digital: No esta permitido sustraer material ya que los documentos que consultan pueden ser únicos e irremplazables y su sustracción puede poner en riesgo su conservación y acceso de consulta para futuras generaciones.
- No cambiar documentos del expediente: No se puede cambiar los documentos del expediente por que alteran el documento original, se pierde su autenticidad y su valor histórico.
- No doblar, rasgar, mutilar o realizar operaciones que deterioren o pongan en peligro los documentos: No se debe realizar operaciones que representen peligro los documentos ya que pueden acelerar su deterioro y poner en riesgo su conservación y accesibilidad a largo plazo.
- No consumir alimentos o comidas mientras realice la consulta: No se puede consumir alimentos ya que pueden atraer plagas como insectos y roedores además de poner en riesgo su conservación.
- No retirar folios de los expedientes: No se debe realizar esta práctica ya que compromete la integridad y se pierde información relevante para su compresión de consulta.
- No escribir, subrayar o resaltar los documentos: No se debe realizar ninguna de estas acciones ya que puede causar daños irreparables en el documento. Si se escriben notas o anotaciones en el documento original se está modificando su contenido original
- No incluir documentos o planos al expediente: Si se incluyen documentos que no pertenecen al expediente puede presentar dificultad para encontrar la información, se puede perder el tiempo buscando información relevante
- No retirar los documentos de la sala de consulta: No se deben retirar documentos ya que se pierde su integridad y su autenticidad del expediente.
- No alterar la organización del expediente o retirar el gancho legajador: No se debe realizar ninguna de estas acciones ya que el documento puede ser dañado, perdido o mal colocado lo que puede dificultar su consulta.
- Manipular correctamente los planos para no romperlos o arrugarlos cuando se desdoblen: la manipulación incorrecta puede causar arrugas, rasgaduras por tanto es importante manejar los planos con cuidado asegurando su disponibilidad de consultas.
Soporte jurídico
- Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia; Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.
- Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones"
- Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones"
- Ley 1755 de 2015 "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición - Art. 14"
- Decreto 173 de 2004, "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
- Decreto 514 de 2006, "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público"
- Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones"
- Decreto 106 de 2015, "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones"
- Acuerdo AGN 038 de 2002 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"
- Acuerdo 08 de 2014, Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y de más procesos de la función archivística, en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley 594 del 2000.
- Resolución 372 de 2018 "Por la cual el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural-IDPC establece la modalidad y costo de reprografía de la información solicitada por particulares"
- Decreto 060 de 2001“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”
- Decreto 1080 de 2015“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
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