Servicio de consulta en sala de archivo de bienes de interés cultural para el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

Última actualización: 06 Octubre 2021 - 4:47p.m.

Los ciudadanos interesados pueden consultar los expedientes de Bienes Inmuebles de Interés Cultural, de predios colindantes y de los ubicados en sectores de interés cultural que reposan en el Archivo de Bienes de Interés Cultural de la entidad; fichas de valoración de BIC, proyectos de intervención en el espacio público de sectores de interés cultural e información técnica sobre los monumentos localizados en espacio público de sectores de interés cultural. Algunos de los expedientes del Centro Histórico cuentan con información desde 1980.
Tiempo de respuesta: para la asignación de la cita 1 día hábil

Requisitos del Servicio

PROCEDIEMIENTO DE CONSULTAS DE INFORMACION ARCHIVO PREDIAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL. CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO PREDIAL La consulta de los documentos en el archivo predial del IDPC requiere cita previa. Por parte de los funcionarios y de los Ciudadanos, deberá efectuarse cumpliendo con el protocolo de bioseguridad para la prevención del COVID -19 adoptado a través de la Resolución 165 del 11 de mayo de 2020, y las demás directrices que sean establecidas por la Subdirección de Gestión Corporativa. Pasos para la consulta y devolución de documentos del Archivo Predial. Paso 1: Los funcionarios y ciudadanos interesados en solicitar documentos en préstamo deberán solicitarlos de la siguiente manera: 1.1. Los funcionarios deben diligenciar los datos requeridos en el formulario de solicitud de préstamo, en cual se encuentra en el drive del correo institucional. 1.2 Los ciudadanos deberán solicitar cita de consulta a la línea de atención 3550800 – Ext 5020, informando la dirección completa del inmueble a consultar, numero de cedula, teléfono o celular y correo electrónico. Paso 2: El funcionario de archivo predial deberá realizar la verificación de existencia del expediente del inmueble solicitado. Nota: En caso de no existir información del inmueble consultado, el funcionario de archivo predial deberá informar al funcionario o ciudadano de la no existencia de documentación. Por medio del correo institucional. Paso 3: Verificada la solicito el funcionario de archivo predial deberá: 3.1. En el caso de los funcionarios, el funcionario de archivo predial deberá diligenciar los datos complementarios al registro de la solicitud en el documento drive habilitado para dicho fin. 3.2 En el caso de la ciudadana, el funcionario encargado deberá programar la cita de consulta en los días y horarios establecidos y deberá informar al funcionario de archivo predial el alistamiento del expediente a consultar. Paso 4: Los desplazamientos necesarios para la consulta de los documentos objeto del préstamo serán a cargo de la persona solicitante. Estas consultas se harán únicamente en la sede Centro de documentación del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Paso 5: El funcionario de archivo predial deberá diligenciar la solicitud de préstamo en la bitácora de control de préstamos; para que la persona solicitante firme la entrega del expediente a consultar. Paso 6: Para la entrega de la documentación el funcionario de archivo predial deberá: 6.1. En el caso de los funcionarios, estos deberán dirigirse al archivo predial, un funcionario a la vez para la entrega de los expedientes solicitados, manteniendo la distancia recomendable de dos (2) metros entre personas. Nota: Los funcionarios del IDPC que no laboren en la sede Centro de documentación deberán dirigirse al archivo predial para consultar los expedientes en la sala de consulta destinada para dicho fin. 6.2. En el caso de los ciudadanos, el funcionario de archivo predial deberá llevar la documentación a la sala de consulta, manteniendo la distancia recomendable de dos (2) metros entre ciudadanos. Paso 7: Para legalizar la consulta el funcionario o ciudadano deberá únicamente firmar la bitácora de control de préstamos, para que el funcionario de archivo predial le entregue la documentación. Paso 8: El funcionario o ciudadano es responsable de la documentación prestada por el Archivo Predial, especialmente en cuanto afecta al respeto del estado de organización de los documentos contenidos en el expediente o carpeta. Paso 9: Para la devolución de los expedientes se deberá: 9.1. En el caso de los funcionarios los documentos prestados deberán ser devueltos dentro de la misma jornada laboral y sin ninguna modificación; es decir, mutilación, borrones, tachaduras, enmendaduras, falta o ingreso de folios, entre otros. Nota: En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante un periodo superior, el funcionario solicitará la prórroga por medio del correo institucional a la persona responsable del Archivo Predial. 9.2. En el caso de los ciudadanos el tiempo de consulta será de 1 hora y deberá entregar la documentación sin ninguna modificación; es decir, mutilación, borrones, tachaduras, enmendaduras, falta o ingreso de folios, entre otros. Nota: El funcionario de archivo pasada la hora de consulta deberá dirigirse a la sala de consulta y solicitar los expedientes al ciudadano para terminar con la consulta. Paso 10: El funcionario de archivo predial entregado el expediente deberá verificar que viene en el mismo estado de conservación de cuando se prestó, de no ser así, se harán las observaciones respectivas para deducir responsabilidades. Nota: Sin excepción alguna todo documento de consulta o préstamo se registrará en la bitácora de control de préstamos; donde los funcionarios firmarán ambos movimientos entrega y devolución. Paso 11: El funcionario de archivo predial deberá ubicar el expediente en la unidad de conservación destinada para dicho fin.

Teniendo en cuenta la "nueva realidad" y entendiendo la importancia de continuar con el cuidado personal, el IDPC informa que la oficina de Correspondencia ubicada en la NUEVA sede del IDPC Casa Pardo -Calle 12b No 2-91 - , atenderá en el horario habitual de  lunes a viernes de 8am a 5pm. De igual manera, cualquier radicación puede ser remitida a través del correo electrónico: correspondencia@idpc.gov.co 

 Las citas para Asesoría Técnica Personalizada se continuarán realizando de forma virtual los días martes. Para agendamiento de cita, puede comunicarse a la línea telefónica 3550800 ext.5026, al celular 3158695159, ó al correo atencionciudadania@idpc.gov.co. Así mismo, cualquier inquietud, puede ser remitida a estos canales de atención. 

Canal telefónico

  • Línea de atención: 3550800 ext 5022
  • Línea de atención (celular):  3158695159
  • Línea gratuita: 195
  • Correo electrónico: atencionciudadania@idpc.gov.co

Canal virtual

  • Correo electrónico:  atencionciudadania@idpc.gov.co ó correspondencia@idpc.gov.co
  • Lugar: Sede Palomar del Príncipe - Calle 12b # 2-96
  • Horario: Lunes a viernes: 8:00 am a 12:00

 

Tenga en cuenta

  • En el momento en el que el Instituto haga entrega de la documentación para consulta, se le informará sobre el cuidado y correcta manipulación de la documentación durante la consulta y se le solicitará tener en cuenta las siguientes observaciones:
    • No usar celular
    • No sacar fotografías.
    • No sustraer material planimétrico documental o en medio digital.
    • No cambiar documentos del expediente.
    • No doblar, rasgar, mutilar o realizar operaciones que deterioren o pongan en peligro los documentos. No consumir alimentos o comidas mientras realice la consulta. No retirar folios de los expedientes.
    • No escribir, subrayar o resaltar los documentos.
    • No incluir documentos o planos al expediente.
    • No retirar los documentos de la sala de consulta.
    • No alterar la organización del expediente o retirar el gancho legajador.
    • Manipular correctamente los planos para no romperlos o arrugarlos cuando se desdoblen.

Soporte jurídico

  • Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones"
  • Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones"
  • Ley 1755 de 2015  "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición - Art. 14"
  • Decreto 173 de 2004, "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
  • Decreto 514 de 2006, "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público"
  • Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones"
  • Decreto 106 de 2015, "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones"
  • Acuerdo AGN 038 de 2002 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"
  • Resolución 372 de 2018 "Por la cual el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural-IDPC establece la modalidad y costo de reprografía de la información solicitada por particulares"

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